Vereinsheimöffnungen

Jede Veranstaltung im Vereinsheim erfordert zwingend die Anwesenheit eines verantwortlichen Thekendienstes.

Jeder Thekendiensthat das Ziel über das Jahr verteilt im Schnitt mindestens eine Öffnung pro Monat durchzuführen. Als Öffnung zählt ein für die Öffentlichkeit geöffnetes Vereinsheim an einem Tag, der mindestens zwei Wochen vorher im Webkalender eingetragen ist.
Wer eine Öffnung übernimmt, ist auch vollständig dafür verantwortlich—von Anfang bis Ende—inklusive aller anfallenden Aufgaben (die To-Do-Liste in der Knowledgebase oder laminiert neben dem Bildschirm hilft dabei). Andere Thekendienste sind nicht verpflichtet mitzuhelfen, dürfen es aber natürlich freiwillig tun. Bittet ruhig andere anwesende Mitglieder, euch bei Aufgaben zu unterstützen, die ihr abgeben dürft—das ist ausdrücklich gewünscht. Bezieht nach Möglichkeit alle rechtzeitig mit ein, bevor sie gegangen sind.

Kalendereinträge

Der Veranstaltungskalender ist die primäre Informationsquelle für unsere Gäste wann das Vereinsheim geöffnet ist und was stattfindet. Außerdem ist der Kalender auch die Stelle über die wir intern Veranstaltungen koordinieren und eventuelle Terminkonflikte rechtzeitig sehen und auflösen können. Das heisst: Jede Vereinisheimöffnung und muss im Kalender eingetragen sein. Dabei soll jeder die Öffnungen selbst eintragen für die er oder sie verantwortlich ist (Damit man bei einem Terminkonflikt sehen kann mit wem man sprechen muss). Bei einer kurzfristigen Änderung des Verantwortlichen Thekendienstes, also z.B. weil jemand krank ist und die Öffnung von jemand anderem übernommen wird muss der Kalendereintrag nicht aktualisiert werden. Solltet Ihr mal ausfallen, bitte schreibt so bald wie möglich in den Thekendienst-Discordkanal, oder per E-Mail an den Thekendienstkoordinator, sodass sich dort jemand melden, oder dieser nach Ersatz suchen kann. Wenn eine Öffnung von niemandem übernommen werden kann nehmt sie bitte aus dem Kalender heraus, damit niemand vor verschlossenen Türen steht. An Gäste: Für diesen seltensten Fall in dem keiner unserer über 40 ehrenamtlichen Thekendienste verfügbar sein kann um bei einer kurzfristigen Verhinderung einzuspringen schaut bitte bevor Ihr losfahrt nochmal in den Kalender.

Voraussetzung

• Deine Kalenderberechtigung, sowie die Schlieberechtigung als Thekendienst.

Kalendereintrag erstellen

1. Öffne https://thoule.de/thoule-events/
2. Melde Dich mit Deinem Kalender-/Websitezugang an. Klicke dazu unten rechts auf „Anmelden“
3. Du kannst nun unten rechts auf „anlegen“ klicken.
4. Trage Deinen Dienst ein:
   • Titel eingeben (Regelmäßige Öffnungszeiten: „Spieleabend“, am Wochenende „Familienfreundlicher Spielenachmittag“)
   • Datum auswählen (von bis, also zwei Klicks auf einen Tag bei eintägigem Event)
   • Startuhrzeit angeben
   • Enduhrzeit angeben (spätestens 23:50 Uhr, sonst erscheint die Veranstaltung ungewollt an mehreren Tagen im Kalender)
   • Als Veranstaltungsort i.d.R. das Thoule-Vereinsheim gesamt festlegen. Allerdings benötigen nicht alle Veranstaltungen das ganze Vereinsheim. In diesem Fall können auch 2 Veranstaltungen parallel laufen. Falls die Veranstaltung nur im Keller oder nur im Erdgeschoss stattfindet entsprechend einstellen und bitte zweiten separate Kalendereinträge anlegen.
   • Wichtig: Ganz unten die richtige Kategorie auswählen. Für normale Öffnungen ist das „Regelspielbetrieb“, für Öffnungen mit ungewöhnlichen Uhrzeiten „Sonderöffnung“. „Regelveranstaltungen“ sind regelmäßige Veranstaltungen mit besonderem Programm, z.B. Shogi, Neulingsabend, ORsT, Zockerfrühstück, etc.
   • „Veranstaltung einreichen“ anklicken und auf die Bestätigung dessen der Website warten.

Hinweise

• Wenn Du Dich vom Thekencomputer aus anmeldest, vergiss nicht, Dich auch wieder abzumelden.

• Es bietet sich an, monatliche Termine für die Öffnung als wiederkehrende Veranstaltung im Kalender anzulegen. Dann ist der Aufwand für die Kalendereinträge direkt deutlich kleiner und mit der Regelmäßigkeit kommt Zuverlässigkeit und gleichbleibender Aufwand.

• An Nichtthekendienstbesucher: Von den Thekendiensten von Regelveranstaltungen (wie beispielsweise Werwölfe, ORsT) kann parallel nicht erwartet werden eigenständig eine reguläre Öffnung mitzutragen, steht im Kalender also kein seperater Eintrag (von einem weiteren Thekendienst) für regulären Vereinsheimbetrieb (bspw. Spieleverleih), kommt bitte nicht für einen solchen ins Vereinsheim, dafür ist es effektiv geschlossen.

• Eure Veranstaltungen könnt Ihr nach Anmeldung im Mitgliederbereich verwalten. (Direktlink)

Nicht-Exklusive Privatnutzung

Als Dank für deine Mitarbeit als Thekendienst ist es Dir erlaubt, auch außerhalb von Öffnungen selbstverwaltend das Vereinsheim für Vereinszwecke zu benutzen.

Hierbei gelten die selben Pflichten wie zu einer öffentlichen Öffnung, das heißt alle Aufgaben zu erledigen die entstehen und das Vereinsheim immer in einem Topzustand zu hinterlassen.

Andere Veranstaltungen haben immer Vorrang. Dasselbe gilt für anderes wie z.B Einkauf, Inventur, oder Reinigung.
Es ist mit anderen nicht-exklusiven Privatnutzungen zu teilen.

Auch diese Termine sind zur internen Übersicht und Koordination im Veranstaltungskalender—mit der entsprechenden Kategorie—zu führen.

Es ist niemand verpflichtet, eine Öffnung durchzuführen, oder eine ausgefallene zu übernehmen, auch wenn man als Thekendienst vor Ort ist. Trotzdem freut es natürlich Besucher und Verantwortliche, wenn ihr dazu bereit seid. Grundsätzlich ist jedoch nur die im Kalender eingetragene Person für die allgemeine Öffnung verantwortlich. Wenn Ihr euch entscheidet, keinen öffentlichen Abend zu machen, dann aber bitte konsequent: Private Runden in den Hinterraum oder Keller verlegen, Fronttür schließen, Licht in den Fronträumen aus, Schild auf „Geschlossen“. So wirkt das Vereinsheim nach außen geschlossen und niemand wartet umsonst, oder steht vor verschlossenen Türen obwohl direkt dahinter gespielt wird.

Öffnungsdokumentation

Wir halten fest, wer wann eine der Öffentlichkeit verfügbare Öffnung durchgeführt hat:

• Im Vereinsheim liegt im Schrank unter der Kassenlade eine ~A4-Papptafel. Bitte tragt euch nach jeder erfolgreich abgeschlossenen Öffnung in der Spalte „Heute durchgeführt von“ ein. Ihr könnt auch gerne die bereits im Webkalender eingetragenen Namen von Terminen in die andere Spalte vortragen. Streicht bitte vergangene Tage in denen nichts steht.
• Wenn ihr an einem euch zugeteilten oder selbst eingetragenen Tag verhindert seid, meldet das bitte im Thekendienstkanal auf Discord oder per Mail an Thekendienstorga@fvthoule.de — und organisiert nach Möglichkeit Ersatz.
• Ein unangekündigtes Ausbleiben ohne Meldung wird Konsequenzen haben.
• Falls das Feld des Vortags trotz eingetragenem Verantwortlichen leer ist, ein Termin im Kalender steht aber das Vereinsheim geschlossen war, oder euch sonst etwas auffällt: bitte kurz an Thekendienstorga@fvthoule.de schreiben.

Solltest Du mal für längere Zeit ausfallen, hilf uns Öffnungen zu koordinieren in dem Du das im Thekendiesntdiscordkanal, oder per E-Mail an den Thekendienstkoordinator bekannt gibst.

Thekendienste unterstehen dem Förderverein. Dein Ansprechpartner ist der Thekendienstkoordinator oder Vorstand des Fördervereins.